Daten importieren (Excel & CSV)
Artikel, Shop-Kunden und Patienten aus Excel oder CSV übernehmen — mit Probelauf, Fehlerbericht und Rückgängig.
Wo finde ich den Import?
Schnittstellen → Import/Export-Jobs, Reiter „Imports“. Artikel lassen sich zusätzlich direkt in der Artikelübersicht über „Import“ einlesen. Importieren dürfen Administratoren und Apotheker.
Ablauf in vier Schritten
Der Import-Assistent führt Sie durch:
- Datei: Ziel wählen (Artikel, Shop-Kunden, Patienten) und eine Excel-Datei (.xlsx) oder CSV hochladen. Erste Zeile = Spaltenüberschriften, max. 20 MB bzw. 50.000 Zeilen. Bei Excel mit mehreren Blättern wählen Sie das Tabellenblatt.
- Zuordnung: Valgux ordnet Spalten anhand ihrer Namen automatisch zu (z. B. „VK“ → Verkaufspreis). Pflichtfelder sind mit * markiert. Mit „Zuordnung mit KI vorschlagen“ werden übrige Spalten ergänzt — bitte prüfen.
- Probelauf: zeigt, wie viele Datensätze neu angelegt, aktualisiert oder wegen Fehlern übersprungen würden — es wird noch nichts gespeichert.
- Import: läuft im Hintergrund mit Fortschrittsanzeige. Sie können die Seite verlassen.
Abgleich mit vorhandenen Daten
Artikel werden über die PZN abgeglichen (7-stellige PZN wird automatisch auf 8 Stellen ergänzt), Shop-Kunden über die E-Mail-Adresse, Patienten über die Patientennummer bzw. Versichertennummer. Treffer werden aktualisiert — nur die zugeordneten Felder, alles andere bleibt unverändert. Doppelte Einträge innerhalb einer Datei werden als Fehler gemeldet.
Formate
Zahlen dürfen deutsch („1.234,56“) oder englisch („1234.56“) geschrieben sein, Prozent- und Eurozeichen werden ignoriert. Datumsangaben als TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT. Ja/Nein-Felder akzeptieren ja/nein, 1/0, x. CSV-Dateien dürfen Semikolon, Komma oder Tabulator als Trennzeichen nutzen; Umlaute werden in UTF-8 und Windows-Kodierung erkannt.
Fehlerbericht und Rückgängig
Zeilen mit Fehlern werden übersprungen; den Fehlerbericht (Zeile, Spalte, Fehler) laden Sie als CSV herunter, korrigieren die Datei und importieren erneut. Jeder Import kann 7 Tage lang vollständig rückgängig gemacht werden: Neu angelegte Datensätze werden gelöscht, aktualisierte auf den Stand vor dem Import zurückgesetzt.
Vorlagen
Im Probelauf können Sie die Zuordnung als Vorlage speichern. Laden Sie später eine Datei mit denselben Spalten hoch (z. B. den monatlichen Export Ihres Großhändlers), wird die Vorlage automatisch angewendet.
Datenschutz
Bei Kunden und Patienten erhält die KI ausschließlich die Spaltennamen, niemals Inhalte. Gesundheitsdaten (Allergien, Unverträglichkeiten, Diagnosen) werden verschlüsselt gespeichert und in Vorschau und Fehlerbericht nicht im Klartext angezeigt. Importierte Shop-Kunden vergeben ihr Passwort selbst über „Passwort vergessen“.
Import über die Schnittstelle
Warenwirtschaften oder Skripte können Datensätze per POST /api/public/v1/import/{artikel|kunden|patienten} übertragen (JSON, max. 1000 Datensätze je Aufruf, „probelauf“: true zum Prüfen). Der API-Schlüssel braucht den Scope „import:<ziel>“ (Schnittstellen → Schnittstellen → API-Keys). Jeder Aufruf erscheint im Import-Verlauf und kann dort rückgängig gemacht werden.